klantkraan

Juridisch

Privacyverklaring

Laatste wijziging: 20 mei 2026. Deze verklaring beschrijft hoe Klantkraan (T4 Software Consulting BV) persoonsgegevens verwerkt in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

1. Wie is verantwoordelijk

Klantkraan is een handelsnaam van T4 Software Consulting BV, gevestigd in Nederland. Voor de website (klantkraan.nl), het sollicitatie- en intakeproces en de communicatie met prospects en klanten treedt Klantkraan op als verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de levering van de Klantkraan-dienst aan een zakelijke klant (een loodgieter, dakdekker of ander vakbedrijf) treedt Klantkraan op als verwerker: de klant is dan zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van de bellers. Die rolverdeling is vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens verwerken wij

In de rol van verwerkingsverantwoordelijke (website, sales, support):

  • Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer.
  • Communicatiegegevens: e-mails, WhatsApp- en chatberichten, gespreksnotities.
  • Websitegebruik: geaggregeerde, privacy-vriendelijke statistieken via Plausible (geen cookies, geen persoonsgegevens).
  • Factuurgegevens: facturatieadres, BTW-nummer, betalingen via Mollie / Moneybird.

In de rol van verwerker (de Klantkraan-dienst) worden namens onze klant verwerkt: zie de gedetailleerde categorieën in Annex I van de DPA.

3. Doel en rechtsgrond (art. 6 AVG)

Doel Rechtsgrond Voorbeeld
Uitvoering overeenkomst art. 6 lid 1 sub b AVG Onboarding, facturatie, support.
Wettelijke verplichting art. 6 lid 1 sub c AVG Bewaartermijn facturen (7 jaar fiscaal).
Gerechtvaardigd belang art. 6 lid 1 sub f AVG Beveiliging, fraude-preventie, B2B prospect-outreach binnen de soft opt-in.
Toestemming art. 6 lid 1 sub a AVG Nieuwsbrief, demo-aanvraag, opt-in cookies (indien van toepassing).

Voor B2B-outreach hanteert Klantkraan een strikt opt-out regime en respecteert iedere afmelding direct. We versturen geen koude e-mails of LinkedIn-berichten aan eenmanszaken of VOF's zonder voorafgaande opt-in.

4. Bewaartermijnen

  • Prospect-data: 24 maanden na laatste contact, daarna verwijderd of geanonimiseerd.
  • Klant-data (als verwerkingsverantwoordelijke): duur overeenkomst plus 60 dagen retentie.
  • Facturen en boekhouding: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
  • Call-recordings en transcripten (als verwerker): duur overeenkomst plus minimaal 6 maanden, conform art. 50 lid 5 EU AI Act.
  • Sollicitatiegegevens: 4 weken na afronding procedure, of 1 jaar met expliciete toestemming.

5. Sub-processors en doorgiften

Klantkraan schakelt zorgvuldig geselecteerde sub-processors in. De actuele, volledige lijst staat op klantkraan.nl/legal/subprocessors. Voor doorgiften buiten de EER (Anthropic, Cloudflare, Synthflow, ElevenLabs, Resend) gelden de EU Standard Contractual Clauses 2021/914 plus aanvullende technische maatregelen.

6. Beveiliging

Klantkraan past concrete technische en organisatorische maatregelen toe: EU-only data residency, versleuteling at-rest en in-transit (TLS 1.3), rolgebaseerde toegang met audit-log, per-client tenant-isolatie, dagelijkse versleutelde back-ups, en een incident response playbook. Datalekken worden binnen 48 uur gemeld aan de verwerkingsverantwoordelijke (strikter dan de 72 uur richting de Autoriteit Persoonsgegevens).

7. Uw rechten

Onder de AVG heeft u recht op:

  • Inzage (art. 15).
  • Rectificatie (art. 16).
  • Wissing — ‘recht om vergeten te worden’ (art. 17).
  • Beperking van de verwerking (art. 18).
  • Dataportabiliteit (art. 20).
  • Bezwaar tegen verwerking (art. 21), in het bijzonder tegen direct marketing.
  • Niet onderworpen worden aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming (art. 22).

Stuur uw verzoek naar privacy@klantkraan.nl. Wij reageren in beginsel binnen 14 dagen.

8. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Indien u niet tevreden bent over de afhandeling van uw verzoek, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Contact

T4 Software Consulting BV, handelend onder de naam Klantkraan.
E-mail: privacy@klantkraan.nl
Algemeen: hallo@klantkraan.nl